Description du poste
pres société
Le service d’appui et ressources (SAR) de la direction générale adjointe Services urbains de proximité (DGA-SUP) et de la Délégation Générale à la Transition Écologique (DGTE) est organisé autour de 3 pôles : ressources humaines, ressources financières, et marchés publics / Assemblées / Juridique.
Missions
En lien avec les directions supports (finances, DRH, commande publique, secrétariat général…), vous rejoindrez une équipe dynamique qui assure une mission d’appui et de conseil auprès du directeur général adjoint et des directions et services opérationnels de la DGA et de la DGTE, sur un périmètre d’activités variées, à savoir :
- la direction du Cycle de l’Eau (DCE) ;
- la direction des Mobilités (DMS) ;
- la direction de la Réduction, Collecte et Valorisation des Déchets (DIRECVAD) ;
- la direction de la Sécurité et de la Tranquillité Publiques (DSTP) ;
- la direction de la Voirie et de la Propreté (DVP) ;
- la direction Nature en Ville et Paysages (NAVIPA) ;
- la direction de la Citoyenneté et Proximité (DCP) ;
- et la Délégation Générale à la Transition Ecologique (DGTE).
Le poste d’apprenti s’inscrit au sein du Pôle Assemblées/Marchés composé de 9 agents : la responsable de pôle, 1 responsable de secteur, 1 référent Assemblées, 1 correspondant Assemblées-Marchés, 4 juristes et 1 référent Marchés.
Ce poste est plus spécifiquement affecté sur les missions du secteur Assemblées/Juridique, et est placé sous l’autorité de la responsable de celui-ci.
En lien avec les directions opérationnelles et les directions ressources, l’apprenti assistant administratif sera chargé de :
Participer à la préparation et au suivi des instances consultatives : 4 commissions thématiques Ville / Métropole, au recensement des ordres du jour, suivi et mise à jour des rétroplannings :
Tenir et suivre les rétroplannings relatifs aux rendus des délibérations par les directions opérationnelles ;
Créer les ordres du jour, les dossiers pour les comités de lecture/commissions ;
Envoyer via le logiciel métier les convocations et les projets de délibérations ;
Saisir les avis / les présences des élus / les relevés de décisions ;
Organiser les commissions (calendriers/préparation des dossiers/envoi des convocations).
Participer au suivi et au traitement des actes administratifs (délibérations/décisions) et des pièces annexes (conventions, contrats,…) afin de garantir leurs validations :
Enregistrer/relire/remettre en forme sous le logiciel métier gestion des assemblées ;
Effectuer le suivi administratif des signatures et des notifications des conventions, actes, en lien avec le secrétariat général et les directions opérationnelles.
Participer d'une manière générale à l'optimisation des processus de gestion et l’organisation du pôle :
Effectuer la mise à jour des documents, des procédures, communiquer et informer les agents sur les différentes modalités gestion interne, gérer les demandes des agents (téléphoniques/courriels) etc..
;
Secrétariat divers : gérer les agendas, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs, faire du classement, archiver des documents-dossiers.
Spécificités du poste
Temps de travail : 35h
Horaires fixes
Lieu de travail : Mairie d’Orléans Place de l’Etape
Compétences techniques attendues
Connaissance des outils informatiques : Word, Excel
Bonne maîtrise de l’orthographe
Capacité à travailler en équipe, être polyvalent et favoriser l’entre-aide sur les missions du pôle
Avoir le sens de l’organisation, faire preuve de rigueur
Pourquoi nous rejoindre ?
Avantages de la collectivité :
Avantages internes et du CNAS
Prime de fin d’année
Participation Mutuelle / Prévoyance
Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
5 journées de révision par année civile
Savoirs être
Aptitudes relationnelles et de communication
Adaptabilité et réactivité face aux sollicitations immédiates
Respecter les consignes, gagner en autonomie sur les tâches confiées et savoir rendre compte
