Description du poste
La Protection Judiciaire de la Jeunesse est chargée de mettre en œuvre les dispositions relatives à la protection de l’enfance (enfance délinquante et enfance en danger) et d’assurer l’exécution et le suivi des mesures éducatives et des peines judiciaires qui concernent les mineurs et jeunes majeurs.
Au sein d’unités éducatives, les professionnels mènent, en équipe pluridisciplinaire et en partenariat avec d’autres ministères des actions d’éducation, d’insertion sociale et professionnelle au bénéfice des jeunes sous mandat judiciaire, pénal ou civil, et de leur famille.
*Vos missions en quelques mots*
L’adjoint(e) administratif/ve en unité éducative apporte une aide continue au responsable d’unité éducative en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers.
*1) Accueil du public*
· Assurer l’accueil téléphonique des mineurs, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires et les orienter vers l’interlocuteur adéquat.
· Accueillir les mineurs et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément.
· Afficher l’information à destination des mineurs et des familles (charte des droits et liberté …).
· Renseigner l’application PARCOURS
*2) Gestion du secrétariat*
· Afficher les emplois du temps, les tableaux de permanence et de déplacements des personnels de l’équipe pluridisciplinaire, le planning d’utilisation des véhicules et les informations relatives à l’action sociale.
· Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi.
· Dactylographier, mettre en page les documents administratifs, les transmettre aux services compétents et les classer au dossier (gestion des originaux et des copies).
· Organiser la documentation et le plan de classement de l’unité.
· Procéder à l’archivage des documents et dossiers.
· Participer aux réunions institutionnelles.
*3) Gestion des aspects logistiques de l’unité*
· Suivre les achats et les livraisons.
· Saisir les demandes d’achat via « CHORUS formulaire » pour l’unité éducative « centre de coût ».
· Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement.
· Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition du RUE et du DS.
· Préparer les ordres de mission et les autorisations de conduite des véhicules administratifs via « CHORUS Déplacements Temporaires ».
· Assister les agents dans l’établissement de leurs frais de déplacements via « CHORUS Déplacements Temporaires ».
*4) Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines par la transmission de documents à la DIR après leur validation par le/la directeur/trice de service ou le/la responsable de l’unité éducative*
· Demandes individuelles des agents.
· Notification aux agents des arrêtés les concernant.
· Compte rendus d’entretien professionnel des personnels de l’unité.
· Pièces relatives aux accidents de services.
· PV d’installation, pièces nécessaires à la prise en charge financière et états de service fait pour les D.J.F, les nuits, les astreintes.
*Profil recherché*
*Connaissances*
Environnement et partenaires
Outils bureautiques
Applications métiers (Parcours, Harmonie, Chorus)
*Savoir-faire*
Travailler en équipe
Accueillir
Archiver
Maîtriser les délais
Mettre en forme un document
Type d'emploi : Alternance
Lieu du poste : En présentiel
Exigences:
• {'label': 'Microsoft Office', 'requirementSeverity': 'REQUIRED'}
• {'label': 'Niveau Bac', 'requirementSeverity': 'REQUIRED'}
• {'label': 'CAP/BEP', 'requirementSeverity': 'PREFERRED'}
