Description du poste
_L'Institution MONGAZON, établissement scolaire de plus de 2000 élèves dont 200 internes, situé à Angers (49) est constitué de trois entités, Collège, Lycée et Enseignement supérieur y compris une UFA, et d’une équipe éducative de 95 salariés et de 200 enseignants formateurs._
ð *Présentation du poste*
L’assistant de gestion administrative et financière soutient la Directrice Administrative et Financière au sein de l’Institution.
Il sera un interlocuteur privilégié de la communauté éducative.
Autonome, organisé et réactif il fait preuve d’un grand sens du détail et d’une rigueur constante dans l’exécution de ses missions.
ð *Missions principales*
· Gérer les appels téléphoniques, la messagerie et l’agenda de la Directrice Administrative et Financière
· Traiter le courrier entrant et sortant (tri, diffusion, rédaction, suivi)
· Préparer et organiser les rendez-vous et réunions
· Accueillir et orienter les visiteurs du service
· Tenir à jour et diffuser le calendrier des événements de l’Institution
*Appui à la direction administrative et financière*
· Préparer les dossiers pour la DAF, rédiger les rapports et comptes rendus, et assurer leur diffusion
· Gérer administrativement les contrats, conventions, commandes et appels d’offres des services supports
· Traiter les commandes de fournitures (recherche de catalogues, demandes de devis, commandes)
· Gérer et suivre les clés, cartes d’accès et quotas de photocopies des personnels
*Gestion institutionnelle et financière*
· Organiser et formaliser les Conseils d’Administration et Assemblées Générales : convocations, ordres du jour, feuilles d’émargement, suivi des mandats, déclarations en préfecture, comptes rendus
· Assurer la gestion administrative des dossiers financiers : subventions des collectivités territoriales, taxe d’apprentissage, relations avec les services fiscaux et juridiques
*Classement, archivage et coordination*
· Réaliser le classement, le rangement et l’archivage des dossiers du service DAF (papier et numérique)
· Rédiger, mettre à jour et assurer le suivi des conventions de mise à disposition de locaux
· Organisation les événements extérieurs, participer à l’organisation des évènements institutionnels et assurer le lien entre les services supports
· Diffuser les informations relatives aux services supports gérés par la Directrice Administrative et Financière
· Collaborer étroitement avec l’ensemble des services de l’Institution
ð *Profil recherché*
_*Compétences et savoir-faire*_
· Maîtrise parfaite des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
· Bonne connaissance des outils collaboratifs (agendas partagés, Teams, webconférence, etc.)
· Excellentes capacités rédactionnelles et de prise de notes
· Maîtrise des méthodes de classement, d’archivage et de numérisation
_*Qualités personnelles*_
· Sens aigu des priorités, organisation et autonomie
· Réactivité, anticipation, fiabilité et discrétion
· Bon relationnel, diplomatie et capacité d’adaptation
· Curiosité intellectuelle, capacités de recherche et de synthèse
ð *Formation et expérience*
· Titulaire d’un BTS Assistant de Direction, avec une expérience réussie sur un poste similaire
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 28 000,00€ par an
Avantages :
* Intéressement et participation
Lieu du poste : En présentiel
Avantages:
• Intéressement et participation
